Электронный документооборот (ЭДО) – это внушительный перечень действий с электронной документацией. Под ЭДО подразумевается создание, обработка, обмен, пересылка и хранение документов в цифровой форме. Особенность этих документов заключается в том, что они подписываются электронной цифровой подписью. Такая документация владеет той же юридической силой, что и традиционные документы.

Принципы ЭДО

Электронный документооборот предусматривает однократную регистрацию документа. Впоследствии эта документация будет точно идентифицирована в СЭД. Цифровизация обеспечивает одновременное выполнение нескольких операций с документом. Эта возможность гарантирует существенное сокращение времени, которое уходит на его движение между отделами компании или контрагентами.

Принципом ЭДО также считается непрерывность движения. Эта система позволяет определить ответственного за создание и исполнение документации в любой момент времени. Она также нужна для формирования базы данных. Ее внедрение в работу компании исключает риск дублирования документации. К принципам ЭДО также относится возможность поиска требуемых бумаг по определенным параметрам.

Преимущества

Если выделять преимущества этой системы, то на первое место нужно поставить упорядочивание делопроизводства. Внедрение ЭДО исключает риск появления входящей или исходящей документации с одинаковым идентификационным номером. Это обусловлено тем, что система автоматически присваивает номера всем создаваемым документам.

Плюсом считается и нивелирование риска потери электронной документации. Внедрение ЭДО исключает ситуацию, когда сотрудники умышленно или случайно теряют важные документы. Даже если произойдет удаление документа, его можно будет легко восстановить. Возможность отслеживать статус и работу с электронной документацией повышает дисциплинированность сотрудников. СЭД позволяет легко выяснить кто, когда и как работал с электронной деловой корреспонденцией.

К преимуществам ЭДО относится возможность ускорения работы. Внедрение этой системы позволяет согласовать документы в считанные секунды. При использовании бумажной деловой корреспонденции на это могут уходить часы, а иногда и дни.

ЭДО также упрощает процесс редактирования. В системе сохраняются все редакции. Поэтому если понадобится, всегда можно вернуться к требуемой редакции.

Преимуществом также нужно назвать доступность электронной документации. Она всегда будет под рукой. Достаточно только иметь удаленный доступ к СЭД через интернет. Эта возможность позволит сотрудникам компании работать с системой даже во время командировки, отпуска и т.д.

Нужно отметить и возможность быстрого поиска требуемой корреспонденции. Для этого не нужно знать даже ее реквизиты. Поиск возможен по ключевым словам, которые есть в документации.

Неочевидным преимуществом можно назвать экономию средств на покупке бумаги и обслуживании офисной оргтехники. Экономия на бумаге актуальна и с точки зрения экологии. Внедрение СЭД позволит позаботиться об экологии нашей планеты и не способствовать дальнейшей вырубке лесов.

Недостатки

Среди недостатков ЭДО нужно выделить:

– Риск потерять информацию из-за сбоя в программном обеспечении оператора.

– Невозможность работы с контрагентами, которые еще не перешли на электронный документооборот. С такими партнерами придется вести смешанный электронно-бумажный документооборот. Этот факт усложнит множество рабочих процессов.

– Высокие начальные затраты. В долгосрочном периоде внедрение СЭД окупится, однако на первом этапе потребуются значительные инвестиции в покупку и подключение программного обеспечения, а также в обучении персонала.

Резюмируя, нужно подчеркнуть, что без ЭДО не могут обойтись компании с большим количеством работников и разветвленной структурой. Внедрение этой системы обеспечивает устранение множества ежедневных проблем и повышение производительности труда.

Если же компания небольшая, то решение о подключении этой электронной системы нужно принимать, исходя из особенностей ее работы. Например, если большинство контрагентов использует СЭД, то и этой фирме желательно ее внедрить.