Ведение учёта автотранспорта в коммерческом автопарке – это важный процесс, который помогает контролировать расходы, минимизировать риски и эффективно управлять транспортными средствами.

Специалисты "ТМ: Корпоративные поездки" подготовили несколько важных советов, чтобы помочь организовать грамотный учёт автотранспорта в коммерческом автопарке.

1. Используйте специализированное программное обеспечение

Автоматизация учета позволяет упростить процессы и минимизировать ошибки. Программы для учета автопарка помогают отслеживать пробег, ремонты, ТО, страховки и контролировать расход топлива.

Программа автоматически собирает и сохраняет данные о пробеге каждого автомобиля, что исключает ошибки при ручном вводе. Напоминает о необходимости планового технического обслуживания (ТО) или замены расходных материалов (масел, шин, фильтров), что снижает риск поломок. В программе можно вести полный журнал всех ремонтов и ТО, что позволяет контролировать расходы на обслуживание.

С помощью программы для учета автотранспорта можно отслеживать топливные затраты на каждое транспортное средство. Данные о заправках и расходе можно получать через интеграции с топливными картами и АЗС. Программа анализирует фактический расход топлива и сравнивает его с нормативами, выявляя неэффективность или возможные случаи хищения.

Кроме того, система интегрируется с GPS-трекерами, что позволяет в реальном времени следить за движением автомобилей, автоматически генерирует отчеты по ключевым показателям: пробег, расходы на топливо и ТО, время простоев и использование транспорта.

2. Ведите журнал учета пробега и техобслуживания

Планируйте и фиксируйте все виды технического обслуживания (ТО) и ремонтов. Это поможет избежать незапланированных простоев и продлит срок службы техники.

Учитывайте сроки замены расходных материалов (масел, фильтров, шин), чтобы снизить износ и предотвратить поломки. С помощью программы это можно делать в автоматическом режиме.

3. Контролируйте расход топлива

Внедрите систему учета топлива: фиксируйте количество заправок и километраж после каждой заправки. Используйте топливные карты или интегрируйте данные с АЗС для прозрачности расчетов.

Анализируйте разницу между планируемым и фактическим расходом топлива, чтобы выявлять неэффективные маршруты или возможные случаи хищения.

4. Следите за документами и лицензиями

Контролируйте сроки действия страховых полисов (ОСАГО и КАСКО) и вовремя продлевайте их. Убедитесь, что все автомобили имеют действующие диагностические карты и проходят техосмотр в установленные сроки.

В программе можно вести учет документов водителей (права, медицинские справки), чтобы избежать штрафов и простоев.

5. Планируйте маршруты и загруженность автомобилей

Используйте GPS и системы планирования маршрутов для оптимизации времени и минимизации пробега.

Планируйте загрузку автомобилей с учетом сезонности и объема заказов, чтобы избежать простоев или перегрузки машин.

Анализируйте эффективность использования автомобилей и перераспределяйте транспортные средства при необходимости.

6. Отслеживайте показатели эффективности (KPI) автопарка

Внедрите ключевые показатели эффективности, такие как:

– Средний пробег за месяц.

– Расход топлива на 100 км.

– Стоимость ТО на единицу пробега.

– Доля простоев по вине поломок.

Регулярно анализируйте эти данные, чтобы выявлять слабые места в работе автопарка и повышать эффективность.

7. Обучайте водителей и контролируйте их работу

Обеспечьте водителям доступ к инструкциям по эксплуатации и регламентам по обслуживанию транспортных средств. Обучайте сотрудников экономичному вождению и правильному обращению с автомобилями.

Отслеживайте графики работы и отдых водителей, чтобы избежать нарушений трудового законодательства и перегрузок. Это тоже можно осуществлять с помощью программы.

8. Проводите регулярные инвентаризации и аудиты

Периодически проверяйте физическое состояние автомобилей и сравнивайте данные с учетной документацией.

Проводите аудит запасных частей и расходных материалов, чтобы исключить хищения и потери.

Анализируйте отчеты об использовании автомобилей, чтобы своевременно выявлять возможные нарушения и неэффективность.

9. Оптимизируйте расходы на обслуживание

Сотрудничайте с проверенными поставщиками запчастей и услуг по обслуживанию, чтобы получать скидки.

Проводите плановые ремонты, а не ждите, пока возникнут серьезные поломки.

Внедряйте систему учета запасных частей, чтобы минимизировать затраты на хранение и исключить дефицит нужных деталей.

10. Автоматизируйте отчетность и аналитику

Настройте автоматическую генерацию отчетов по ключевым показателям (расходы, ТО, пробег, топливо).

Используйте облачные системы для централизованного хранения данных, чтобы менеджеры могли получать доступ к информации в любое время.

Анализируйте отчеты, чтобы принимать обоснованные решения по оптимизации автопарка и снижению затрат.

Ведение учета автотранспорта – это не только обязанность, но и инструмент повышения эффективности бизнеса. Применяя современные технологии и оптимизируя процессы, вы сможете снизить затраты, повысить рентабельность и улучшить качество работы всего автопарка.

Программа для учета автопарка значительно упрощает управление транспортом и помогает систематизировать все процессы, связанные с его эксплуатацией.

ООО Бюро информационных технологий "Мастер"

ИНН 1831088983

ОГРН 1031800558020

18+

Реклама